Seguramente hayas oído hablar de este modelo de gestión de espacios, del hot desking.
Y es que es innegable que está de moda, al igual que aumenta el número de personas que optan por sumarse a él. Debido a la pandemia mundial por COVID que hemos sufrido, este modelo se ha expandido cada vez más suponiendo una fuerte alternativa a las oficinas tradicionales.
Pero, ¿es realmente un buen sustituto? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Es una oportunidad para reinventar la idea de oficina?
¿Qué es el Hot Desking?
El concepto hot desking aparece en los años 80, siendo un modelo que facilita la reducción de espacio a través de una gestión compartida y más eficiente. Siendo una buena opción para freelancers, agentes comerciales o trabajadores que pasan gran parte del tiempo fuera de la oficina.
Por tanto, nos olvidamos del modelo tradicional en el que tenemos un puesto fijo. El hot desking permite trabajar en la mesa que haya disponible, en vez de en una fija, propia. Y al finalizar con las mesas individuales, se ahorra espacio y, por tanto, también costes.
Esta tendencia está de moda y ha sido implementada desde en los espacios de coworking hasta en las grandes empresas.
Ventajas y desventajas del Hot Desking
Ventajas
El concepto de hot desking requiere que los empleados puedan elegir: entre trabajar desde la oficina o desde casa.
Para que el hot desk tenga éxito, hay que emparejarlo con el trabajo móvil y el flexitime. De esta manera, todos los trabajadores pueden diseñar por sí mismos, su día de trabajo.
Por otro lado, el coworking y el hot desking ganan cada vez más adeptos en las estrategias de bienestar de las entidades. Esto se debe a que dotan de una mayor flexibilidad laboral a sus empleados con el fin de mejorar la imagen de la empresa y retener el talento.
Desventajas
Sin embargo, el hot desking también tiene sus desventajas.
El que haya menos mesas que empleados puede ocasionar frustración y estrés. Por ejemplo: no puedes tener un sitio junto a una ventana a menos que llegues muy temprano, o no sabes si encontrarás un sitio disponible.
En estos casos, los empleados también se identifican menos con la empresa. Echan en falta tener un espacio asignado, o no son capaces de concentrarse en una oficina abierta: con conversaciones en las mesas de al lado y estando disponible permanentemente. Además, tener al jefe sentado cerca intimida a muchos.
¿Funciona el Hot Desking?
El hot desking no vale para todos los negocios ni para todos los estilos de trabajo. Asimismo, implementar y mantener este modelo exige contar con una capacidad de IT. Por eso, nuestro consejo es que hagas una prueba piloto con un pequeño grupo antes de lanzarte a ponerlo en marcha para la totalidad de tu empresa.
Cabe decir que este modelo no sería posible sin ordenadores portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes.
Es imprescindible que todas las oficinas con fórmulas de hot desking proporcionen WIFI gratuita. Sin embargo, algunos usuarios necesitan un poco más que su portátil para trabajar de manera eficiente: esta es la razón por la que algunos de estos espacios están equipados con un monitor y una conexión VGA, DVI o HDMI; lo que permite a los usuarios enchufar temporalmente y usar una segunda pantalla.
El Hot Desking en una empresa
Las “oficinas calientes” suponen un sistema de organización en el que las mesas son utilizadas por diferentes personas en diferentes momentos, según sea necesario.
Sin embargo, la gestión de espacios se vuelve una pieza fundamental para que la implantación de este modelo se realice con éxito, seguridad y eficiencia.
Además, este modelo también permite a las empresas reclutar a los mejores talentos sin restricciones geográficas.
Y es que todos estos factores están haciendo reflexionar a las empresas sobre el futuro de sus espacios laborales y cómo adaptarlos correctamente.
Los escritorios compartidos se pueden instalar tanto en oficinas privadas como en espacios de coworking. A menudo, existe un vínculo entre la flexibilidad asociada con el hot desking y un aumento en la innovación por parte de los empleados; mientras que el aspecto social se cita como una forma de fomentar la colaboración interdisciplinaria.
El Hot Desking en un coworking
Para los trabajadores que hacen malabares con diversas condiciones en diferentes ubicaciones, el hot desking también les permite encontrar un espacio de trabajo y mantenerse conectados, incluso en varias ciudades.
Esta comodidad aumenta la productividad y brinda los beneficios de un espacio de oficina donde sea que les lleve su trabajo.
Los 5 beneficios principales que otorga el Hot Desking
Recopilando, las ventajas del hot desking que hemos mencionado anteriormente:
- Ahorro de costes.
- Aumento de la eficiencia y de las relaciones sociales.
- Horas de trabajo flexibles.
- Mayor aprovechamiento de las áreas de la oficina.
- Espacios de trabajo más ordenados.
Pero, ¿y cuáles son las perspectivas que tienen las empresas y los empleados de este modelo?
- Desde la perspectiva de la empresa, el hot desking significa ahorro de costes y un aumento de la eficiencia. El espacio de la oficina puede ser más pequeño, los costes de alquiler y calefacción son menores, hay menos ordenadores que cuidar, etc.
- Para los empleados, el hot desking promueve una mayor flexibilidad en la organización de las horas de trabajo. Y el lugar de trabajo se puede seleccionar de acuerdo con las necesidades; por ejemplo para trabajar con un compañero en específico.
Conclusión
El hot desking más que una nueva tendencia es una evolución natural. Ya que permite a los profesionales trabajar desde donde quieran y cuando quieran. Es un instrumento que utilizan empresas y trabajadores para ser productivos, aunque tengan que desplazarse a otros lugares.
Y tú, ¿estarías dispuesto a trabajar con este sistema en tu empresa?
